Comencemos diciendo que los gastos de los que disfrutan miembros de la directiva de una asociación o del patronato de una Fundación deben estar perfectamente identificados y separados de otros gastos que tengan, aunque sean de la misma naturaleza. Estos gastos tienen cuentas contables específicas del grupo 65 y tienen que estar explicados en la memoria económica de la entidad.

Estos gastos, para que no sean considerados retribución a efectos de la normativa de IRPF, deben tener unos límites claro. Veamos:

Los viajes y desplazamientos

El Reglamento del IRPF, aprobado por Real Decreto 439/2007, en su artículo 9, regula los importes máximos que pueden quedar exentos de tributación en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Si un directivo usa su coche particular, se puede reembolsar un importe exento de 0,26 euros por kilómetro recorrido desde el 17 de julio de 2023, tras la actualización aprobada en la Orden HFP/792/2023. A esta cantidad pueden añadirse peajes y aparcamientos si están justificados con factura o ticket. Si se utiliza transporte público, como tren, autobús, avión, taxi o VTC, se puede devolver el importe completo siempre que se conserve el billete.

¿Podría elegir la tarifa más cara de tren o avión? No existen límites para el gasto de desplazamiento en la normativa fiscal a priori, pero la Agencia Tributaria podría considerar si se tratan de gastos reiterados que son desproporcionados y hay una retribución encubierta. Claro está que aparte la mirada fiscal, que, por trasparencia y ética, los propios órganos de gobierno de la asociación o el protectorado de Fundaciones podrían pedir explicaciones, ya que solo caben gastos justificados y razonables.

El alojamiento y las comidas

En el caso de tener que pernoctar fuera, la normativa distingue entre gastos de estancia y de manutención. Para el alojamiento no existe un límite cuantitativo: el importe de la factura del hotel puede reembolsarse en su totalidad, siempre que se presente factura válida. En cuanto a la manutención, el artículo 9 del Reglamento del IRPF fija los siguientes límites exentos: 53,34 euros diarios en España y 91,35 euros en el extranjero cuando se pernocta, y 26,67 euros y 48,08 euros respectivamente cuando no se pernocta. Si se paga con tarjeta de la asociación, el sistema es el mismo: cualquier importe que supere esas cantidades tendrá consideración de retribución en especie para el directivo.

¿Y si la comida es más cara? Pues o se declara como retribución en especie del miembro de junta directiva que lo ha realizado, o realiza una devolución del importe del exceso del gasto realizado.

Otros gastos que pueden reembolsarse

No todos los gastos de un directivo están relacionados con viajes. También pueden justificarse otros conceptos si están vinculados al ejercicio del cargo: materiales de oficina, telefonía o datos utilizados para la gestión de la entidad, licencias de software, gastos de mensajería o correos, tasas administrativas, o incluso la asistencia a congresos, cursos o jornadas formativas relacionadas con los fines de la asociación. Del mismo modo, es posible incluir ciertos gastos de representación, como comidas de trabajo con agentes externos, siempre que se documenten y se explique claramente su finalidad.

Insistimos en la necesidad de documentar y explicar, lo que requiere un claro protocolo de gastos de miembros de la Junta Directiva, donde se indique, para cada gasto, en qué consiste en evento, la necesidad de la participación del miembro de junta directiva y los gastos ocasionados por el mismo, siempre claro está de los límites antes expuestos.

Tres condiciones fundamentales

Para que un gasto sea válido es necesario cumplir tres reglas muy claras. En primer lugar, debe estar respaldado por factura o justificante válido, preferiblemente a nombre de la asociación. En segundo lugar, debe existir una conexión directa con la actividad de la entidad, lo que significa que debe poder explicarse el motivo del gasto y su relación con la función desempeñada. En tercer lugar, el gasto debe registrarse en la contabilidad de la asociación como reembolso y nunca como una retribución personal.

En resumen, las ideas principales que quiero que te lleves de este post:

• Debe existir factura o justificante válido a nombre de la persona o, preferiblemente, de la asociación (nota práctica, si se le olvidó pedir
• Debe acreditarse la conexión con la actividad de la entidad (convocatoria, encargo, orden del día).
• El gasto debe registrarse en la contabilidad de la asociación como reembolso, no como retribución.
• No se admitirán gastos de carácter personal o de lujo.